Con la trazabilidad de lotes de Odoo, una reclamación por un producto defectuoso se responde en una llamada: introduces el número de lote que aparece en la etiqueta y, en la misma pantalla, ves en qué orden se fabricó, qué lotes de materia prima y de qué proveedor se consumieron, a qué clientes se envió y qué controles de calidad se le hicieron. Ya no tienes que reconstruirlo con albaranes, hojas de fabricación y correos durante días. Respondes con datos y avisas solo a quien recibió ese lote.
En Garber implantamos Odoo en fábricas y empresas de distribución, y este es uno de los procesos que más tiempo ahorra cuando algo sale mal. Te explicamos cómo funciona, paso a paso, tal como lo enseñamos en nuestro vídeo «Trazabilidad de lotes: responde a una reclamación en un minuto».
¿Qué es la trazabilidad de lotes?
Es la capacidad de seguir un lote o un número de serie en las dos direcciones:
- Hacia atrás (origen): de qué orden de fabricación salió y qué componentes, con sus lotes y proveedores, se usaron.
- Hacia delante (destino): en qué envíos salió y a qué clientes llegó.
Si a eso le sumas los controles de calidad y las incidencias ligadas al lote, tienes la historia completa de cada unidad que fabricas o vendes.
¿Por qué una reclamación hoy te cuesta días?
El escenario es conocido: te llama un cliente porque el producto que le enviaste ha salido defectuoso. Y empieza la búsqueda:
- Albaranes para saber qué se le envió y cuándo.
- Hojas de fabricación para averiguar de qué producción salió.
- Correos con el proveedor para saber qué materia prima se usó.
Mientras tanto pasan los días sin saber de qué lote era ni a quién más se lo vendiste. Y el cliente, esperando. El problema no es que falte la información: es que está repartida en papeles, hojas y bandejas de correo que nadie conecta entre sí.
¿Cómo se responde a una reclamación con Odoo, paso a paso?
1. Localiza el lote con la etiqueta
Con el número de lote o de serie que aparece en la etiqueta, lo encuentras al momento en Odoo Inventario. En la ficha ves qué producto es y la cantidad, y desde ahí mismo tienes acceso directo a su Trazabilidad y a sus Controles de calidad. En el vídeo lo mostramos con el número de serie T0002 de una tabla: una sola ficha y todo lo demás a un clic.
2. Mira hacia atrás: de dónde viene
Abres el informe de trazabilidad y lo despliegas hacia el origen. Aparece la orden de fabricación en la que se produjo y los lotes de materia prima que se consumieron. Si el fallo viene de un componente, sabes exactamente cuál es y de qué proveedor llegó. Eso te permite reclamar al proveedor con pruebas y no con sospechas.
3. Mira hacia delante: a quién se envió
En el mismo informe despliegas los envíos. Ves cada entrega que salió de ese lote y a qué cliente fue. Así puedes avisar solo a los clientes afectados, antes de que te llamen ellos, en lugar de alarmar a toda tu cartera o, peor, no avisar a nadie.
4. Comprueba qué se revisó antes de salir
La siguiente pregunta siempre es: «¿Esto se revisó?». En Odoo ves la lista de controles de calidad hechos sobre esa producción, quién los hizo y con qué resultado. Respondes con datos, no con suposiciones.
5. Registra la incidencia de calidad
Abres una incidencia de calidad nueva ligada a ese lote, con el producto, la descripción del defecto y un responsable asignado. Todo el equipo ve qué ha pasado y qué se está haciendo. Y queda el historial: la próxima vez que aparezca un problema parecido, sabrás qué ocurrió y cómo se resolvió.
¿Qué ganas respondiendo en un minuto?
Lo que antes eran días se convierte en una llamada. Sabes de dónde viene el lote, adónde fue y qué se revisó. En la práctica eso significa:
- Un cliente atendido rápido y con datos, que percibe que tienes el control.
- Un aviso acotado solo a quien recibió el lote afectado.
- Una reclamación al proveedor fundamentada, si el origen es un componente.
- Un historial de calidad que sirve para que el fallo no se repita.
- Tu marca protegida, porque reaccionas antes y con información fiable.
¿Por qué un ERP y no una hoja de cálculo?
Muchas empresas intentan llevar los lotes en una hoja de cálculo. Funciona mientras alguien la rellene a mano y sin errores, pero en cuanto hay prisa se queda atrás. La diferencia de hacerlo en un ERP como Odoo es que la trazabilidad no se apunta aparte: se genera sola con el trabajo diario. Cuando recepcionas una compra, fabricas o envías un pedido, el lote queda registrado en ese movimiento. Por eso, cuando llega la reclamación, el informe ya está hecho: origen, fabricación, envíos y calidad en un único sitio.
Con una hoja de cálculo tendrías que cruzar a mano compras, producción, expediciones y controles. Con Odoo Inventario, Fabricación y Calidad conectados, ese cruce ya existe.
¿Qué necesito para que funcione en mi empresa?
La clave es que el lote viaje con el producto en cada paso. A grandes rasgos:
- Trabajar con números de lote o de serie en los productos que quieres seguir y que aparezcan en la etiqueta.
- Registrar en Odoo las recepciones de proveedor, las órdenes de fabricación con sus consumos y los envíos a clientes.
- Definir los controles de calidad que tienen sentido en tu proceso y quién los hace.
Cómo se configura depende de tu forma de trabajar: no es igual una fábrica con varias materias primas por producto que una distribuidora que solo recibe y expide. Por eso preferimos verlo con tus datos antes de proponerte nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo encontrar un lote solo con la etiqueta del producto?
Sí. Con el número de lote o de serie de la etiqueta lo localizas en Odoo Inventario y, desde su ficha, abres la trazabilidad y los controles de calidad.
¿Odoo me dice qué proveedor originó el fallo?
Sí, si el lote se fabricó en Odoo. El informe de trazabilidad hacia atrás muestra la orden de fabricación y los lotes de componentes consumidos, con el proveedor del que llegaron.
¿Puedo saber a qué clientes se vendió un lote defectuoso?
Sí. El mismo informe, desplegado hacia delante, muestra cada envío que salió de ese lote y su cliente, para que avises solo a los afectados.
¿Queda constancia de lo que hicimos con la reclamación?
Sí. Puedes crear una incidencia de calidad ligada al lote, con la descripción del defecto y un responsable. Todo el equipo la ve y queda en el historial.
¿Sirve también para una empresa de distribución que no fabrica?
La parte de recepciones, envíos a clientes y controles de calidad aplica igual. Lo que cambia es que no habrá órdenes de fabricación en el origen, sino la compra al proveedor.
Te puede interesar
- Dolibarr VS Odoo ¿Cuál es el ERP ideal para tu Negocio?
- ¿Qué es Software as a Service o Saas? ¿Para qué Sirve?
- Ayudas para Autónomos 2025 - Soluciones para la Digitalización
¿Lo vemos con los datos de tu empresa?
Si quieres saber cómo funcionaría la trazabilidad de lotes en tu fábrica o tu almacén, pide tu diagnóstico gratuito. Desde Aspe (Alicante), como Odoo Silver Partner, te enseñamos cómo quedaría en tu caso concreto, con tus productos y tus procesos.
Garber · Digitalización Inteligente