En un entorno empresarial cada vez más competitivo y orientado a los datos, conocer el estado financiero global de tu empresa ya no es suficiente. Las compañías necesitan una visión profunda, segmentada y dinámica de sus ingresos y gastos para tomar decisiones estratégicas. Aquí es donde entra en juego la contabilidad analítica.
La contabilidad analítica te permite entender qué proyectos, servicios, productos o departamentos están generando rentabilidad y cuáles no. A diferencia de la contabilidad financiera, que se enfoca en los requisitos legales y fiscales, la contabilidad analítica se convierte en una herramienta interna clave para la gestión eficiente del negocio.
En este artículo, te explicamos cómo puedes aprovechar al máximo la contabilidad analítica en Odoo 18 y cómo desde Garber, como partner Silver de Odoo, te ayudamos a implementarla con éxito en tu empresa.
¿Qué es la Contabilidad Analítica?
La contabilidad analítica es un sistema de gestión financiera que analiza y asigna los costes e ingresos a diferentes áreas de la empresa, como departamentos, proyectos o productos. Su principal objetivo es evaluar la rentabilidad de cada unidad operativa y ofrecer información clave para la toma de decisiones estratégicas.
Gracias a esta técnica contable, puedes responder preguntas como:
- ¿Qué proyectos son más rentables?
- ¿Qué departamento está generando mayores costes?
- ¿Cómo se distribuyen los gastos indirectos?
En resumen, la contabilidad analítica es fundamental para una gestión eficiente y basada en datos.
La Contabilidad Analítica en Odoo
Odoo 18 integra la contabilidad analítica de forma nativa, permitiendo automatizar procesos y ofrecer una trazabilidad detallada. Todo esto desde una única plataforma que conecta contabilidad, ventas, compras, proyectos y más.
La ventaja de usar Odoo es que no necesitas herramientas externas o complejas hojas de cálculo. Toda la información está centralizada, lo que facilita el seguimiento, el análisis y la optimización.
Cómo activar la Contabilidad analítica en Odoo 18
El primer paso es activar la funcionalidad. Desde el módulo de Contabilidad:
- Ve a Contabilidad → Configuración → Ajustes.
- En la sección Analítica, activa la opción Contabilidad analítica.
- Guarda los cambios.
Una vez hecho esto, tendrás acceso completo a las funcionalidades analíticas: cuentas, planes, modelos de distribución y presupuestos.
Cuentas analíticas: el núcleo de la contabilidad analítica
Las cuentas analíticas son las que te permiten hacer el seguimiento detallado de ingresos y gastos por unidad de negocio. En Odoo, puedes crearlas desde:
Contabilidad → Configuración → Contabilidad analítica → Cuentas analíticas
Al crear una cuenta, completa los siguientes campos:
- Cuenta analítica: nombre identificativo.
- Cliente: vincula al proyecto o contrato específico.
- Referencia: código para facilitar la búsqueda.
- Plan analítico: si se usa una jerarquía o clasificación superior.
- Empresa y Divisa: útil en entornos multiempresa o multimoneda.
Estas cuentas se utilizarán cada vez que registres un gasto o ingreso, permitiéndote analizar con exactitud dónde se origina cada movimiento financiero.
Planes analíticos: organiza tu contabilidad por proyectos y departamentos
Los planes analíticos agrupan cuentas bajo una misma lógica (por ejemplo: por región, departamento o línea de negocio). Puedes acceder a ellos desde:
Contabilidad → Configuración → Contabilidad analítica → Planes analíticos
Opciones clave al configurar un plan:
- Principal: vincula jerárquicamente un plan dentro de otro.
-
Aplicabilidad predeterminada:
- Opcional: el plan se puede usar pero no es obligatorio.
- Obligatorio: no se puede registrar un asiento sin asociarlo al plan.
- No disponible: se omite este plan para ciertos movimientos.
- Color y Empresa: útil para clasificar visualmente.
Además, puedes definir dominios de aplicación por categoría de producto, tipo de documento o prefijo de cuentas contables, lo que garantiza una integración total con tu modelo de negocio.
Distribución analítica: reparte los costes de forma precisa
Una de las funciones más potentes de la contabilidad analítica en Odoo es el widget de distribución analítica, que te permite asignar un mismo gasto a varias cuentas analíticas, según un porcentaje determinado.
Por ejemplo, si un gasto de marketing afecta a dos proyectos, puedes repartirlo 50/50 o según cualquier otra proporción.
El widget se activa automáticamente al añadir un plan analítico a una factura o asiento, y te permitirá añadir etiquetas, cuentas y proporciones.
Modelos de distribución analítica
Los modelos de distribución analítica en Odoo permiten automatizar la asignación de costes en función de reglas definidas.
Puedes crearlos desde:
Contabilidad → Configuración → Modelos de distribución analítica
Campos disponibles para definir condiciones:
- Prefijos en cuentas: aplica la distribución a todas las cuentas que compartan el mismo prefijo.
- Contacto: asigna la distribución a un cliente o proveedor específico.
- Categoría de contacto: permite aplicar la distribución a un grupo de contactos.
- Producto: vincula la distribución a un producto concreto.
- Categoría de producto: aplica la distribución según el tipo o familia del producto.
- Analítica: define las cuentas analíticas y su porcentaje de distribución.
- Empresa: asigna la distribución solo a una empresa específica.
- Distribución analítica: indica cómo se reparte el importe entre cuentas analíticas.
- Aplicación automática: si se cumplen las condiciones, el plan y la distribución se insertan automáticamente.
- Visibilidad de campos ocultos: algunas opciones (como categorías) deben activarse desde la selección de columnas.
Esto garantiza coherencia y agilidad en la gestión contable, especialmente útil para empresas con alto volumen de operaciones.
TIP: también puedes editar asientos de forma masiva y aplicar una plantilla de distribución que quede guardada para futuros usos.
¿Qué beneficios obtienes con la contabilidad analítica en Odoo?
Implementar correctamente la contabilidad analítica en Odoo 18 te ofrece una serie de beneficios tangibles:
- Mayor control financiero: analiza cada área del negocio de forma independiente.
- Ahorro de tiempo: automatiza procesos repetitivos y reduce errores.
- Decisiones basadas en datos: informes en tiempo real para tomar acciones con confianza.
- Trazabilidad completa: desde una factura hasta un proyecto, todo está conectado.
- Escalabilidad: se adapta a empresas en crecimiento, multidepartamentales o multinacionales.
La contabilidad analítica ya no es un lujo reservado para grandes corporaciones. Gracias a herramientas como Odoo 18, cualquier empresa puede aprovechar su potencial para optimizar la rentabilidad, mejorar la gestión financiera y tomar decisiones más inteligentes.
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En Garber, podemos ayudarte a dar ese paso. Si quieres implantar contabilidad analítica en tu empresa y no sabes por dónde empezar, contáctanos. Estaremos encantados de acompañarte en el proceso.
