Fichar en el trabajo no es simplemente registrar la hora a la que un empleado entra en la oficina. El registro de jornada permite dejar constancia del inicio y finalización de la jornada laboral y constituye una obligación empresarial regulada en España.
Desde una hoja de registro hasta soluciones digitales de control horario, las empresas pueden establecer diferentes sistemas para gestionar el fichaje de sus trabajadores, siempre dentro del marco establecido por la normativa.
Pero ¿es obligatorio fichar? ¿Qué información debe registrarse? ¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros? ¿Puede gestionarse mediante un ERP?
En este artículo repasamos las principales claves del registro horario en España y las posibilidades que ofrece Odoo Asistencias para gestionar las entradas y salidas de los empleados.
¿Qué significa fichar en el trabajo?
Fichar en el trabajo consiste, de forma general, en registrar el momento en el que comienza y finaliza la jornada laboral de un trabajador.
Aunque tradicionalmente este proceso se asociaba con tarjetas y máquinas de fichaje instaladas en las oficinas, actualmente existen diferentes alternativas digitales para gestionar la asistencia de los empleados.
El fichaje permite disponer de un registro de la jornada realizada y facilita a la empresa el control de la asistencia y del tiempo trabajado.
No debe confundirse, sin embargo, el simple acto de fichar con toda la gestión de los recursos humanos. El registro horario constituye una parte concreta de la gestión laboral de una organización.
¿Es obligatorio fichar en el trabajo en España?
La obligación empresarial de garantizar un registro diario de jornada se encuentra recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Este apartado establece que:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.”
Esta obligación fue introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que incorporó el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Puedes consultar directamente las fuentes oficiales en el BOE:
Estatuto de los Trabajadores – Real Decreto Legislativo 2/2015
Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo
Por tanto, cuando hablamos de la obligación de fichar en el trabajo, lo realmente relevante desde el punto de vista normativo es garantizar el registro diario de jornada en los términos establecidos por la legislación.
¿Qué debe registrar el control horario?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores especifica un requisito fundamental: el registro diario debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
La organización y documentación del registro debe establecerse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
La propia norma también establece que la empresa debe conservar estos registros durante cuatro años.
Además, deben permanecer a disposición de:
- Las personas trabajadoras.
- Sus representantes legales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El Ministerio de Trabajo publicó una Guía sobre el registro de jornada con criterios orientativos sobre la aplicación práctica de esta obligación.
¿Cómo se puede fichar en el trabajo?
La normativa establece la obligación de registrar la jornada, pero no impone en el artículo 34.9 un único dispositivo o tecnología concreta para hacerlo.
Esto permite que las empresas puedan utilizar diferentes sistemas en función de sus características, organización y necesidades, siempre respetando los requisitos legales aplicables.
La elección de la solución debería tener en cuenta cuestiones como la facilidad de uso, la fiabilidad del registro, la accesibilidad de la información y la capacidad de conservar y consultar los datos cuando sea necesario.
En organizaciones con numerosos empleados, diferentes centros de trabajo o procesos ya digitalizados, utilizar una solución integrada puede simplificar considerablemente la gestión.
¿Por qué digitalizar el registro horario?
Gestionar el fichaje mediante herramientas digitales puede facilitar tanto el trabajo del empleado como las tareas administrativas asociadas al control de asistencia.
Entre otras cosas, una gestión digital permite centralizar los registros en lugar de mantener la información distribuida entre documentos o sistemas independientes.
Además, cuando el control de asistencia forma parte del mismo ecosistema tecnológico utilizado para gestionar otras áreas de la empresa, se reduce la necesidad de trabajar con múltiples aplicaciones aisladas.
Fichar en el trabajo con Odoo Asistencias
Dentro de su suite de aplicaciones empresariales, Odoo dispone de Asistencias (Attendances), una aplicación específica para registrar y gestionar la asistencia de los empleados.
Según la documentación oficial de Odoo, los empleados pueden registrar su entrada y salida desde la aplicación Asistencias.
Odoo también dispone de un modo quiosco (Kiosk Mode) pensado para utilizarse como punto de registro de asistencia. Dependiendo de su configuración, Odoo documenta métodos de identificación mediante credenciales como un distintivo o un PIN.
Además, la documentación oficial contempla el registro de entrada y salida directamente desde la base de datos para los usuarios que dispongan de los permisos correspondientes.
Esto permite utilizar Odoo para centralizar la información relacionada con las asistencias dentro de su ecosistema de aplicaciones empresariales.
¿Qué información permite consultar Odoo Asistencias?
Odoo Asistencias permite gestionar los registros de entrada y salida y consultar información relacionada con las asistencias de los empleados.
La documentación oficial también recoge funcionalidades de informes dentro de la aplicación, que permiten analizar los datos registrados utilizando distintas vistas.
Al tratarse de una aplicación del ecosistema Odoo, Asistencias forma parte de la oferta de aplicaciones de Recursos Humanos de la plataforma.
Registro horario y Odoo: tecnología y cumplimiento normativo
Aquí es importante realizar una distinción.
Que un software permita registrar entradas y salidas no significa por sí solo que la empresa esté cumpliendo automáticamente todas sus obligaciones laborales.
La empresa debe configurar y utilizar su sistema de registro de acuerdo con la normativa aplicable, su organización del trabajo y, cuando corresponda, la negociación colectiva, los acuerdos existentes y demás requisitos legales.
Por ello, antes de implantar cualquier sistema de control horario resulta recomendable analizar tanto las necesidades tecnológicas como las obligaciones laborales de la organización.
Odoo proporciona herramientas para gestionar las asistencias, mientras que corresponde a cada empresa garantizar que su sistema y procedimiento de registro se ajustan a la legislación que resulte aplicable.
Ventajas de integrar el control de asistencia en Odoo
Para una empresa que ya utiliza Odoo, incorporar la gestión de asistencias dentro del mismo entorno evita añadir otra herramienta completamente independiente para esta función.
Odoo ofrece un ecosistema de aplicaciones que incluye, entre otras áreas, Empleados, Asistencias, Ausencias, CRM, Ventas, Inventario, Fabricación y Contabilidad.
La ventaja de este planteamiento es disponer de distintas aplicaciones empresariales dentro de una misma plataforma.
Esto resulta especialmente interesante para organizaciones que quieren avanzar hacia una gestión más centralizada de sus procesos.
Cómo puede ayudarte Garber
En Garber somos Partner Silver de Odoo y ayudamos a las empresas a implantar y adaptar Odoo a sus procesos.
Antes de poner en marcha una solución, analizamos las necesidades de cada organización para determinar qué aplicaciones y configuraciones son adecuadas para su operativa.
En el ámbito de los recursos humanos, Odoo permite incorporar aplicaciones como Empleados, Asistencias y Ausencias, entre otras soluciones de la plataforma.
Nuestro objetivo es que la tecnología facilite el trabajo diario y que las diferentes áreas de la empresa puedan gestionarse de una forma más integrada.
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Preguntas frecuentes sobre fichar en el trabajo
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
El Estatuto de los Trabajadores establece que los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Sí. Odoo Asistencias permite a los empleados registrar entradas y salidas. Odoo también documenta un modo quiosco para gestionar el registro de asistencia.