Si un cliente te cuenta algo clave y a la semana nadie sabe dónde quedó, el problema no es la memoria de tu equipo: la información está repartida y enterrada. En Odoo 20 se resuelve desde la propia oportunidad de venta del CRM. Apuntas ahí lo que te ha dicho el cliente, fijas arriba la condición que no puede olvidarse, encuentras cualquier mensaje buscando una palabra y ves quién cambió la fase o el importe y cuándo. Y cuando el equipo tiene que decidir algo, lo hace con una encuesta en Conversaciones, sin hilos interminables.
En este artículo te explicamos, paso a paso, cómo funciona cada pieza y qué ganas con ella en el día a día comercial.
¿Por qué se pierde la información importante de un cliente?
Casi nunca se pierde por descuido. Se pierde porque queda enterrada entre mensajes, avisos y cambios. El comercial anota los plazos en un correo, la condición de pago en una conversación, el importe actualizado en otro sitio… y cuando otra persona abre el expediente, tiene que reconstruir la historia o preguntar a quien la conoce.
Las consecuencias las conoce cualquier gerente:
- Se repiten preguntas al cliente que ya había respondido.
- Se incumple una condición que «todo el mundo sabía», menos quien preparó la oferta.
- Nadie tiene claro por qué cambió el importe o la fase de una venta.
- Las decisiones internas se alargan en cadenas de mensajes sin conclusión.
La solución pasa por tener un único sitio por cliente y por oportunidad donde quede todo, ordenado y fácil de consultar.
¿Qué es el historial de una oportunidad en Odoo?
Cada oportunidad del CRM de Odoo tiene su propia ficha y, debajo, un historial en el que se van sumando mensajes, notas internas y cambios. No es exclusivo del CRM: funciona igual en cualquier ficha de Odoo, así que el equipo aprende una forma de trabajar y le sirve en todas partes.
En la práctica, al abrir una oportunidad nueva puedes apuntar ahí mismo lo que te ha dicho el cliente:
- Plazos de entrega o de respuesta.
- Condiciones comerciales acordadas.
- Lo que no puede fallar para ese cliente.
Esa nota interna queda dentro de la historia de la oportunidad, junto con todo lo que vaya pasando después.
¿Cómo dejo una condición clave siempre visible para todo el equipo?
Aquí está una de las mejoras más prácticas. Esa condición que no puede olvidarse la puedes fijar en lo alto del historial. Queda destacada sobre el resto de mensajes, de modo que quien abra la ficha mañana, sea quien sea, la verá lo primero.
Es útil sobre todo cuando:
- La oportunidad pasa de un comercial a otro.
- Intervienen otros departamentos (oficina técnica, compras, administración).
- La venta se alarga semanas y el historial crece.
No hace falta bucear entre mensajes ni preguntar «¿esto qué condiciones tenía?». Lo importante está arriba.
¿Cómo encuentro lo que dijo el cliente sin leerme todo el historial?
Imagina que alguien pregunta: «¿Qué dijo el cliente del plazo?». En lugar de leerte el historial entero, abres el buscador de mensajes de la oportunidad, escribes una palabra (por ejemplo, «plazo») y aparece el mensaje al momento.
Así repasas las conversaciones con el cliente sin ruido y sin tener que filtrar mentalmente avisos y notificaciones automáticas.
¿Puedo saber quién cambió la fase o el importe de una venta?
Sí. Lo que pasa con la venta también queda apuntado en el historial: quién cambió la fase o el importe, y cuándo. Cuando mueves una oportunidad en la barra de etapas, ese cambio queda registrado automáticamente.
Esto te permite:
- Ver de un vistazo qué ha pasado con esa oportunidad.
- Entender por qué una venta ha avanzado o se ha estancado.
- Revisar el seguimiento comercial sin pedir explicaciones a cada persona.
Para un CEO o un director comercial, es la diferencia entre preguntar y saber.
¿Cómo decide el equipo sin hilos eternos de mensajes?
Hay decisiones que no son de un cliente concreto, sino del equipo: qué opción elegir, qué propuesta presentar, qué día hacer algo. Para eso, en la aplicación Conversaciones de Odoo puedes lanzar una encuesta con dos o tres opciones y que cada persona vote con un clic.
En el ejemplo de nuestro vídeo lo hacemos en el hilo «Ideas y sugerencias». Para llegar a él:
- Abre Conversaciones y entra en la pestaña Canales de la barra izquierda.
- Selecciona el canal General.
- Pulsa el botón Hilos de su cabecera y abre «Ideas y sugerencias».
Publicas la encuesta, el equipo vota y la decisión se toma en un minuto, con el resultado a la vista de todos.
¿Por qué hacerlo en un ERP y no con correos y hojas de cálculo?
Con correos, chats y hojas de cálculo la información existe, pero vive en sitios distintos y depende de quién la guardó. En Odoo, la nota del cliente, las conversaciones, los cambios de fase e importe y las decisiones del equipo están dentro del mismo sistema donde ya gestionas la venta.
- Un solo lugar por oportunidad: no hay que saber «a quién preguntar».
- Lo clave fijado: no depende de que alguien lo recuerde.
- Registro automático: los cambios quedan apuntados sin esfuerzo extra.
- Búsqueda inmediata: el dato aparece cuando lo necesitas.
Menos tiempo buscando significa más tiempo vendiendo.
¿Cómo empezar a trabajar así en tu empresa?
Desde Garber, como Odoo Silver Partner en Aspe (Alicante), recomendamos empezar por hábitos sencillos antes que por grandes cambios:
- Acordar que toda condición importante del cliente se apunta en la oportunidad, no en el correo.
- Fijar arriba lo que no puede fallar en cada venta.
- Mover las oportunidades por la barra de etapas para que el historial cuente la historia real.
- Usar las encuestas de Conversaciones para las decisiones de equipo.
Con estas cuatro pautas, la información deja de depender de la memoria de cada persona.
Preguntas frecuentes
¿Fijar una nota solo funciona en el CRM?
El historial con mensajes, notas y cambios está en cualquier ficha de Odoo. En este artículo lo mostramos en una oportunidad del CRM, que es donde más se nota en el día a día comercial.
¿El cliente ve las notas internas?
Las notas internas sirven para que el equipo deje constancia de lo que ha dicho el cliente dentro de la oportunidad; están pensadas para uso del equipo.
¿Tengo que registrar a mano los cambios de fase o importe?
No. Cuando cambias la fase o el importe, Odoo deja apuntado en el historial quién lo hizo y cuándo.
¿Puedo buscar mensajes antiguos de una oportunidad?
Sí. El buscador de mensajes del historial te muestra el mensaje en cuanto escribes una palabra que contenga.
¿Dónde se crean las encuestas para el equipo?
En la aplicación Conversaciones, dentro de un canal o hilo, como «Ideas y sugerencias» del canal General.
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¿Lo vemos con los datos de tu empresa?
Lo importante a la vista, el historial a mano y las decisiones de equipo en un minuto. Si quieres ver cómo encaja en tu forma de vender, pide tu demo y lo vemos juntos.
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