La factura electrónica no es el futuro, es el presente. Y para los autónomos en España, adaptarse a esta nueva realidad no es solo una obligación legal, sino una gran oportunidad de digitalizar su negocio, ser más eficientes y mejorar su relación con clientes y la Administración Pública.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica si eres autónomo: qué es, por qué es obligatoria, qué dice la ley de creación y crecimiento de empresas, qué es VeriFactu y cómo puedes implementar una solución con Odoo aprovechando las ayudas del Kit Digital.
¿Qué es la factura electrónica y por qué es obligatoria para los autónomos?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que debe cumplir unos requisitos técnicos y fiscales. En España, su uso obligatorio para autónomos está regulado por la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (también conocida como “Ley Crea y Crece”).
Según esta ley, todos los autónomos y empresas que emitan o reciban facturas deben utilizar sistemas electrónicos que garanticen la trazabilidad, integridad y veracidad de las operaciones.
En la práctica, esto significa que como autónomo tendrás que emitir y recibir facturas electrónicas, registrarlas en un sistema informático que cumpla los requisitos del Ministerio de Hacienda y conservarlas durante al menos 4 años.
¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a los autónomos?
VeriFactu es un nuevo sistema creado por la Agencia Tributaria para facilitar el control de la facturación y prevenir el fraude fiscal.
A través de VeriFactu, las facturas emitidas por los autónomos se envían de forma automática a Hacienda, garantizando la transparencia y evitando manipulaciones posteriores. El objetivo es reforzar la confianza en el sistema tributario y reducir la economía sumergida.
¿Cómo funciona Verifactu?
- Cada factura electrónica se genera desde un software que cumple los requisitos técnicos de VeriFactu.
- Al emitirse, la factura se firma electrónicamente y se envía automáticamente a la AEAT.
- El autónomo puede seguir trabajando con normalidad y Hacienda recibe los datos en tiempo real.
Este sistema entrará en vigor próximamente, por lo que conviene que los autónomos vayan preparándose para adoptarlo.
Ventajas de la factura electrónica para los autónomos
Aunque al principio puede parecer una carga administrativa más, lo cierto es que la factura electrónica aporta grandes beneficios a los autónomos:
- Cumplimiento legal garantizado: evitarás sanciones y estarás al día con la normativa fiscal.
- Mayor eficiencia: automatizas tareas repetitivas como el envío de facturas, control de cobros o registro contable.
- Seguridad: las facturas están firmadas digitalmente y almacenadas de forma segura.
- Reducción de errores: los sistemas de facturación electrónica minimizan los errores humanos.
- Ahorro de tiempo y costes: menos papel, menos correos, menos gestiones.
- Mejor imagen profesional: proyectas una imagen moderna, organizada y confiable ante tus clientes.
Cómo implantar la factura electrónica con Odoo
En Garber, somos partners oficiales Silver de Odoo y expertos en implantaciones para autónomos y pymes. Odoo es una plataforma modular que permite gestionar toda tu actividad desde un mismo sistema: ventas, contabilidad, CRM, compras, proyectos... y por supuesto, la facturación electrónica.
¿Por qué Odoo es ideal para autónomos?
- Emisión automática de facturas tras una venta o contrato.
- Firma digital integrada y cumplimiento con VeriFactu.
- Control de vencimientos y recordatorios de pago.
- Registro contable automático al generar o recibir una factura.
- Integración con módulos de CRM, ventas, compras y tesorería.
Además, Odoo te permite personalizar tus facturas, llevar un archivo ordenado y seguro, y tener toda la información accesible desde cualquier dispositivo.
¿Sabías que puedes financiarlo con el Kit Digital?
Si eres autónomo o pyme, puedes acceder al programa Kit Digital del Gobierno de España, financiado por los fondos Next Generation EU, para implantar tu sistema de factura electrónica sin coste.
¿Qué cubre el Kit Digital?
- Software para la emisión y recepción de facturas electrónicas.
- Solución compatible con VeriFactu.
- Integración con otras áreas del negocio (CRM, contabilidad, ventas, y más).
- Formación y acompañamiento.
¿Y si ya tienes Odoo?
Podemos ayudarte a adaptar tu sistema a los nuevos requisitos y aprovechar tu bono digital para incorporar nuevas funcionalidades.
¿Qué debe tener tu software para cumplir con VeriFactu?
El Ministerio de Hacienda ha especificado qué requisitos técnicos deben cumplir los sistemas de facturación para ser compatibles con VeriFactu:
- Generar facturas inalterables con firma digital.
- Enviar las facturas automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión.
- Conservar un registro de eventos que impida su manipulación posterior.
- Proteger los datos con medios seguros de almacenamiento.
- Mostrar en cada factura si ha sido enviada a Hacienda o no.
Con Odoo y la configuración correcta, puedes asegurarte de cumplir con todos estos puntos.
Cómo es un flujo de facturación con Odoo (ejemplo práctico)
Imagina este escenario típico para un autónomo que vende servicios:
- Recibes una oportunidad desde tu web (formulario conectado con el CRM).
- El sistema crea automáticamente un lead en Odoo CRM.
- Ganas la oportunidad y generas un presupuesto → se confirma → se crea automáticamente la factura.
- La factura se firma y se envía al cliente, y automáticamente también a la AEAT (VeriFactu).
- Si el cliente no paga en 7 días, el sistema envía un recordatorio automático.
- Una vez pagada, Odoo concilia el pago y cierra el ciclo de forma automática.
Este proceso ahorra horas de trabajo manual, mejora el control y te garantiza que estás cumpliendo con la normativa.
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