En el contexto del comercio internacional, las reglas claras son fundamentales. Al transportar mercancías entre países, cada operación implica responsabilidades, costes, riesgos y trámites aduaneros. Es aquí donde entran en juego los Incoterms, un estándar universal que facilita las operaciones y previene malentendidos entre comprador y vendedor.
En este artículo, desde Garber, como partner oficial de Odoo y especialistas en desarrollo de soluciones empresariales, te explicamos qué son los Incoterms, por qué son tan importantes, cuáles son sus tipos, y cómo puedes gestionar los Incoterms directamente en Odoo, especialmente desde su versión más reciente.
¿Qué son los Incoterms?
Los Incoterms (International Commercial Terms) son un conjunto de términos de tres letras que definen las responsabilidades del comprador y del vendedor en una operación internacional. Determinan con claridad quién asume los costes, riesgos, seguros, transporte y trámites aduaneros en cada fase del envío.
Un Incoterm como FOB (Free on Board) indica que el vendedor es responsable hasta que la mercancía esté a bordo del barco; a partir de ahí, todo corre a cargo del comprador.
Estos términos son publicados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC) y se actualizan periódicamente. La versión vigente desde enero de 2020 es la Incoterms® 2020, y se espera su próxima revisión para los próximos años.
¿Para qué sirven los Incoterms?
Los Incoterms tienen un propósito fundamental: evitar conflictos en las operaciones comerciales internacionales, definiendo de forma estandarizada:
- Quién paga qué gastos (transporte, aduanas, seguros...).
- Quién asume el riesgo en cada fase del trayecto.
- En qué punto se considera realizada la entrega.
- Qué documentación debe entregar cada parte.
Su uso no es obligatorio, pero sí altamente recomendable, y en la mayoría de contratos de compraventa internacional se establece uno.
Clasificación de los Incoterms
Los Incoterms se dividen en cuatro grupos según el lugar de entrega y la distribución de responsabilidades.
Grupo E: Entrega directa en origen
- EXW (Ex Works / En Fábrica): El vendedor pone la mercancía a disposición del comprador en sus propias instalaciones. Todo el transporte y los costes corren a cargo del comprador.
Grupo F: Transporte principal no pagado
- FCA (Free Carrier): El vendedor entrega la mercancía al transportista designado por el comprador en un lugar acordado.
- FAS (Free Alongside Ship): El vendedor entrega la mercancía al muelle, junto al buque en el puerto.
- FOB (Free on Board): El vendedor entrega la mercancía a bordo del buque. Desde ese momento, todos los riesgos son del comprador.
Grupo C: Transporte principal pagado
- CFR (Cost and Freight): El vendedor paga el transporte hasta el puerto de destino, pero el riesgo pasa al comprador en el punto de embarque.
- CIF (Cost Insurance and Freight): Igual que el CFR, pero el vendedor también contrata un seguro mínimo.
- CPT (Carriage Paid To): Transporte pagado hasta destino, pero con riesgo transferido en origen.
- CIP (Carriage and Insurance Paid): Igual que el CPT, pero el vendedor incluye un seguro más completo.
Grupo D: Entrega en destino
- DPU (Delivered at Place Unloaded): El vendedor asume todos los costes y riesgos hasta la descarga en destino.
- DAP (Delivered at Place): Similar al anterior, pero sin incluir la descarga.
- DDP (Delivered Duty Paid): El vendedor cubre absolutamente todos los gastos, incluidos impuestos y aranceles.
Cómo gestionar los Incoterms en Odoo
Una de las grandes ventajas de Odoo como ERP completo es que integra de forma nativa la gestión de Incoterms. Desde el módulo de Facturación, puedes configurar, asociar y automatizar el uso de los términos comerciales en tus operaciones.
Asignación por defecto en pedidos
Puedes establecer un Incoterm por defecto para cada cliente o proveedor. Esto ahorra tiempo y minimiza errores. Si todas las ventas a una empresa deben ser con el Incoterm CIF, Odoo lo aplicará automáticamente a cada pedido.
Registro en albaranes y facturas
Cada orden de venta o compra puede tener su propio Incoterm asociado. Esta información también se incluye en las facturas, cumpliendo así con los requisitos fiscales y logísticos.
Automatización según reglas de negocio
Gracias a herramientas como Odoo Studio, puedes crear reglas para validar pedidos dependiendo del Incoterm. Por ejemplo:
- Si el Incoterm es EXW, no se permiten gastos de transporte facturados.
- Si el Incoterm es DDP, se exige el cálculo del impuesto de importación.
Informes con Incoterms
Los Incoterms también se pueden incluir en los informes de ventas o compras, permitiendo análisis por tipo de operación y facilitando la toma de decisiones.
Compatibilidad desde Odoo 18.4
Según la documentación oficial de Odoo, la versión 18.4 mejora la gestión de Incoterms permitiendo una mayor trazabilidad, simplificando su selección desde formularios, y facilitando su inclusión en reportes.
Ventajas de gestionar Incoterms desde Odoo
La integración total con Odoo ofrece ventajas clave:
- Automatización: Asigna Incoterms automáticamente a tus documentos de venta o compra.
- Coherencia: Evita errores al alinear condiciones de venta con el ERP.
- Trazabilidad: Ten toda la información comercial y logística centralizada.
- Personalización: Aplica reglas internas para controlar qué condiciones se usan con cada cliente.
- Integración con otros módulos: Desde logística e inventario hasta contabilidad y CRM.
Relación con otros procesos de facturación y normativa
Los Incoterms están relacionados con otros procesos del ERP y la normativa vigente en España:
- Conexión con VeriFactu: Si trabajas en España, puedes consultar nuestro artículo sobre Odoo y VeriFactu para entender cómo se complementan.
- Compatibilidad con el SII: También puedes ver cómo Odoo gestiona la facturación electrónica con el SII.
¿Por qué usar Incoterms en tu ERP?
La gestión eficiente de los Incoterms es clave para empresas exportadoras e importadoras. Su correcta aplicación reduce conflictos, protege tus intereses comerciales y agiliza los procesos.
Con Odoo ERP puedes:
- Definir Incoterms personalizados.
- Automatizar flujos según cada término.
- Cumplir con normativa fiscal y aduanera.
- Evitar errores humanos.
En Garber, como partner Silver de Odoo, ayudamos a las empresas a implementar estas funcionalidades de forma personalizada, según su modelo de negocio.
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