Controlar correctamente la jornada laboral es una necesidad para cualquier organización con empleados. Sin embargo, cuando las entradas, salidas, ausencias y horarios se gestionan mediante documentos, hojas de cálculo o herramientas independientes, el proceso puede generar más trabajo administrativo del necesario.
Un sistema de fichaje para empresas permite registrar y organizar la información relacionada con la jornada de los trabajadores. Además, cuando forma parte de una plataforma de gestión empresarial, puede integrarse dentro de una estrategia más amplia de digitalización de Recursos Humanos.
En este artículo explicamos qué es un sistema de fichaje, qué establece la normativa española y cómo Odoo Asistencias puede utilizarse para gestionar las entradas y salidas de los empleados.
¿Qué es un sistema de fichaje para empresas?
Un sistema de fichaje para empresas es una herramienta que permite registrar las entradas y salidas de los trabajadores para disponer de información sobre su jornada laboral.
Los sistemas tradicionales utilizaban tarjetas o dispositivos físicos instalados en el centro de trabajo. Actualmente existen alternativas digitales que permiten gestionar los registros mediante aplicaciones y plataformas empresariales.
Aunque están estrechamente relacionados, conviene distinguir entre fichaje y registro de jornada. Fichar es la acción mediante la que el trabajador registra su entrada o salida, mientras que el registro de jornada es la información que la empresa debe mantener sobre el horario realizado de acuerdo con la normativa aplicable.
Por tanto, el sistema utilizado debe adaptarse tanto a las necesidades de la organización como a la forma en la que trabajan sus empleados.
¿Es obligatorio tener un sistema de fichaje en una empresa?
En España existe la obligación empresarial de garantizar el registro diario de la jornada.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.
Además, la empresa debe conservar estos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Puedes consultar la normativa completa en el Estatuto de los Trabajadores publicado en el BOE.
Ahora bien, esta obligación no significa que todas las empresas tengan que utilizar necesariamente una aplicación concreta, un terminal físico o un determinado software de fichaje. La organización y documentación del registro debe realizarse conforme a lo establecido en la normativa, la negociación colectiva o acuerdo de empresa cuando corresponda.
Si quieres profundizar en esta cuestión, puedes consultar nuestro artículo sobre fichar en el trabajo, donde explicamos con mayor detalle la regulación del registro horario.
¿Qué debe permitir un sistema de fichaje de empleados?
A la hora de elegir un sistema de fichaje de empleados, no basta con pensar únicamente en registrar una hora de entrada y otra de salida. También es importante valorar cómo se gestionará posteriormente esa información.
Un buen sistema debería facilitar, entre otros aspectos:
- Registrar entradas y salidas de forma clara.
- Identificar correctamente al empleado asociado a cada registro.
- Consultar los registros cuando sea necesario.
- Centralizar la información de los diferentes trabajadores.
- Facilitar la gestión a responsables y Recursos Humanos.
- Establecer los accesos y permisos correspondientes.
- Adaptarse a la organización y forma de trabajo de la empresa.
La facilidad de uso también es importante. Si el proceso de fichaje resulta complicado, se pueden generar errores y aumentar las consultas al departamento responsable.
Tipos de sistemas de fichaje para empresas
Actualmente existen distintas formas de organizar el control horario.
Los sistemas tradicionales pueden utilizar tarjetas o terminales físicos instalados en el centro de trabajo. También existen soluciones digitales específicas de control horario que permiten gestionar el fichaje mediante software.
Otra alternativa son los sistemas integrados dentro de un ERP, donde la gestión de asistencia forma parte de un entorno empresarial más amplio.
No existe un único sistema adecuado para todas las organizaciones. Una empresa con trabajadores en un único centro puede tener necesidades diferentes a otra con varios centros, distintos departamentos o modalidades de trabajo diferentes.
Por ello, antes de implantar una solución es recomendable analizar cómo funciona realmente la organización.
Ventajas de utilizar un sistema de fichaje digital
Digitalizar el registro horario puede simplificar considerablemente su gestión frente a métodos basados en documentos independientes.
Entre sus principales ventajas encontramos una mayor centralización de la información, facilidad para consultar registros y reducción de determinadas tareas administrativas relacionadas con su mantenimiento.
También permite disponer de mayor trazabilidad sobre los registros realizados y facilita que los responsables autorizados puedan acceder a la información cuando sea necesario.
Sin embargo, es importante distinguir entre utilizar tecnología y cumplir la normativa. Implantar un programa de fichaje no garantiza automáticamente el cumplimiento legal. La empresa debe configurar y utilizar el sistema de acuerdo con sus obligaciones y circunstancias particulares.
Odoo Asistencias como sistema de fichaje para empresas
Odoo Asistencias es la aplicación de Odoo destinada a gestionar las entradas y salidas de los empleados.
La aplicación permite registrar cuándo un empleado inicia y finaliza su jornada y consultar posteriormente la información relacionada con sus asistencias.
Además, al formar parte del ecosistema de Odoo, la gestión del fichaje puede realizarse dentro de la misma plataforma en la que la organización utiliza otras aplicaciones empresariales.
Puedes consultar las funcionalidades actualizadas directamente en la página oficial de Odoo Asistencias.
Esta característica puede resultar especialmente interesante para empresas que ya trabajan con Odoo o que buscan centralizar diferentes procesos dentro de un único entorno en lugar de mantener una aplicación independiente exclusivamente para el control horario.
¿Cómo pueden fichar los empleados con Odoo?
Odoo ofrece diferentes opciones para registrar las entradas y salidas en función de la configuración utilizada.
Los usuarios con el acceso correspondiente pueden realizar el check-in y check-out desde Odoo. Además, la aplicación dispone de un modo quiosco, que permite utilizar un dispositivo como punto compartido de registro de asistencia.
Según la documentación oficial de Odoo, el modo quiosco admite diferentes métodos de identificación según su configuración, como el uso de credenciales o PIN.
Esto permite adaptar el funcionamiento del fichaje al entorno de trabajo y a las necesidades de la organización.
Más que fichar: integrar el control horario con Recursos Humanos
Una de las diferencias entre utilizar una herramienta independiente y trabajar con Odoo es que Asistencias forma parte de un ecosistema más amplio de aplicaciones de Recursos Humanos.
Odoo dispone, entre otras, de aplicaciones como Empleados, Ausencias, Evaluaciones, Gastos, Referencias y Flota.
De esta forma, una empresa puede utilizar Odoo para centralizar distintos procesos relacionados con la gestión de empleados, seleccionando las aplicaciones que necesita en función de su organización.
Esto no significa que todas las aplicaciones deban implantarse al mismo tiempo. El enfoque modular de Odoo permite configurar una solución adaptada a los procesos que se quieren digitalizar.
¿Cómo elegir un sistema de fichaje para una empresa?
Antes de implantar un software de control horario, conviene valorar diferentes aspectos:
- Número de trabajadores.
- Centros y modalidades de trabajo.
- Facilidad de uso para los empleados.
- Necesidades del departamento de Recursos Humanos.
- Acceso y consulta de los registros.
- Gestión de usuarios y permisos.
- Integración con otros procesos empresariales.
- Posibilidad de ampliar la solución en el futuro.
- Soporte y acompañamiento durante la implantación.
El objetivo no debería ser simplemente sustituir un registro manual por uno digital, sino encontrar una solución que simplifique realmente la gestión diaria.
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¿Cómo puede ayudarte Garber?
En Garber somos Odoo Silver Partner y ayudamos a empresas a implantar Odoo y adaptar sus aplicaciones a sus procesos.
Analizamos cómo se gestiona actualmente el control horario y qué necesidades tiene la organización para configurar las herramientas de Odoo adecuadas. También acompañamos a los equipos durante la implantación, puesta en marcha y formación de los usuarios.
Además, al trabajar con un ERP modular, es posible conectar la gestión de Recursos Humanos con otras áreas empresariales a medida que evolucionan las necesidades de la organización.