El cierre trimestral de contabilidad no debería ser una semana de buscar facturas. En Odoo se prepara desde un solo sitio y en este orden: filtras las facturas de venta del trimestre, revisas las de proveedor (registradas con su PDF original al lado), confirmas las que siguen en borrador y abres el informe de impuestos, que coloca cada cifra en su casilla del modelo 303. Si además tu asesoría entra en tu Odoo con su propio usuario, dejas de enviarle carpetas. En Garber, Odoo Silver Partner en Aspe (Alicante), lo enseñamos así cuando implantamos la contabilidad.
En vídeo: Prepara el cierre trimestral para tu asesoría en Odoo
¿Qué significa preparar el trimestre para tu asesoría?
Significa dejar listo lo que tu asesoría necesita para presentar el IVA: todas las ventas del periodo, todas las compras con su documento y ninguna factura a medias. Sin un sistema, el final del trimestre suele ser una caza:
- facturas que llegaron por correo y nadie descargó,
- PDF guardados en el escritorio de alguien,
- tickets en un cajón,
- y la asesoría reclamando lo que falta.
La diferencia con Odoo es que cada factura queda guardada en el momento en que se emite o se registra. Al cerrar el trimestre no hay que reunir nada: solo revisar.
¿Qué pasa si una factura se queda fuera del trimestre?
Que el IVA sale mal o fuera de plazo. Una factura de proveedor que no se registra es IVA deducible que no se aplica. Una factura de venta olvidada es IVA devengado que no se declara. Por eso el paso más importante del cierre no es exportar nada, sino comprobar que no queda nada pendiente.
Cierre trimestral contabilidad: cómo se prepara en Odoo paso a paso
Todo se hace desde la aplicación de Contabilidad de Odoo, donde tienes a la vista los diarios de ventas y de compras.
1. Tus ventas del trimestre, ya ordenadas
En la lista de facturas de cliente abres el panel de búsqueda, eliges el filtro «Fecha de factura» y seleccionas el trimestre (por ejemplo, «Trimestre 4»). Aparecen todas las facturas a clientes del periodo con su importe y su IVA. Las marcas todas de una vez y Odoo te muestra arriba el contador de seleccionadas: ese es el lote completo del trimestre. No hay que buscar nada, porque cada factura se guardó al emitirla.
2. Las compras, sin teclear
En facturas de proveedor aplicas el mismo filtro por «Fecha de la factura» y el trimestre. Cada factura aparece registrada con su proveedor, su fecha, sus importes y su IVA, sin haber tecleado los datos a mano. Y al abrir cualquiera tienes, a la derecha de la ficha, el PDF original que te mandó el proveedor. Si tu asesoría duda de un importe, el documento está ahí mismo.
3. Lo que falta por cerrar: las facturas en borrador
Antes de dar el trimestre por bueno, combinas dos filtros: «Borrador» y la fecha del trimestre. La lista que queda son las facturas que siguen a medias. Todavía no cuentan para el IVA. Esa es la lista que revisas y confirmas antes de cerrar, para que no se quede nada fuera. Normalmente son pocas, pero son justo las que descuadran la declaración si nadie las mira.
4. El IVA del trimestre, casilla a casilla
Con todo revisado, abres el informe de impuestos. Lo vemos en detalle en el siguiente apartado.
Cómo revisar el modelo 303 en Odoo antes de que lo presente tu asesoría
En el informe de impuestos eliges «Informe de impuestos (Mod 303) (ES)» y el periodo «Trimestre». Odoo muestra el informe ordenado igual que el modelo 303:
- Arriba, el IVA devengado de tus ventas, casilla a casilla. Por ejemplo, la casilla [09] Cuota 21 %.
- Más abajo, el total devengado, en la casilla [27] Total cuota devengada.
- Debajo, el IVA deducible de tus compras.
Cada cifra sale de las facturas que acabas de revisar, así que puedes comprobar de dónde viene cualquier importe. El informe no sustituye a tu asesoría: le entrega las cifras ya colocadas en la casilla del 303 que ella va a presentar.
Facturas para la gestoría: de enviar carpetas a dar acceso
Aquí está el cambio de fondo. Con Odoo ya no envías carpetas ni correos con adjuntos cada trimestre. Tu asesoría entra en tu Odoo con su propio usuario y consulta cuando lo necesita:
- las facturas de venta y de compra,
- los documentos originales de cada factura de proveedor,
- el informe de IVA del trimestre.
Tú dejas de ser el mensajero entre tus datos y tu asesoría. Y ella trabaja sobre la misma información que tú, no sobre una copia que puede quedarse vieja en cuanto alguien registra otra factura.
¿Por qué un ERP y no carpetas y hojas de cálculo?
Porque el problema del cierre trimestral no es calcular el IVA, sino reunir la información. Cuando las facturas viven en el correo, en el escritorio y en un cajón, cada trimestre empieza de cero. En un ERP como Odoo las facturas, los documentos y el informe de impuestos están en el mismo sitio y conectados entre sí:
- Nada se reúne a final de trimestre: se guarda cuando ocurre.
- Los borradores se ven con un filtro, en lugar de descubrirlos cuando la declaración ya está presentada.
- El 303 se alimenta de las facturas, sin pasar cifras de una hoja a otra.
- La asesoría consulta directamente, sin esperar a que le mandes nada.
El resultado es que el trimestre se puede dejar listo en una tarde: ventas, compras e IVA cuadrados y sin papeles perdidos.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas en borrador cuentan para el IVA del trimestre?
No. Mientras una factura está en borrador no entra en el informe de impuestos. Por eso conviene filtrar los borradores del trimestre y confirmarlos antes de cerrar.
¿Odoo prepara el modelo 303?
Sí. Odoo tiene el informe «Informe de impuestos (Mod 303) (ES)», que coloca el IVA devengado y el deducible en sus casillas, como la [09] o la [27]. La presentación la sigue haciendo tu asesoría.
¿Tengo que enviar las facturas a la gestoría cada trimestre?
No, si le das acceso. Tu asesoría puede entrar en tu Odoo con su propio usuario y consultar facturas, documentos e informe de IVA cuando lo necesite.
¿Hay que teclear a mano las facturas de proveedor?
No. Las facturas de proveedor quedan registradas con su proveedor, fecha, importes e IVA sin teclear los datos, y con el PDF original visible al lado para revisarlas.
¿Cómo encuentro las facturas de un trimestre concreto?
Con el filtro por fecha de factura. En el panel de búsqueda eliges «Fecha de factura» (o «Fecha de la factura» en compras) y el trimestre que quieres revisar.
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¿Lo vemos con los datos de tu empresa?
Cada empresa cierra el trimestre a su manera: más o menos facturas, una o varias series, una asesoría que trabaja de una forma u otra. Si quieres ver cómo quedaría tu cierre trimestral en Odoo, pide tu diagnóstico gratuito y te enseñamos cómo funcionaría en tu caso.
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