¿Buscas la manera de firmar documentos sin necesidad de imprimirlos?
Firma Odoo
En la actualidad, la firma de documentos es una parte esencial en multitud de procesos empresariales: contratos, presupuestos, pedidos de compra, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones internas… Gestionar estas firmas de forma manual puede implicar retrasos, errores, pérdida de trazabilidad e incluso problemas legales si no se conservan los registros correctamente. Además, imprimir, escanear y reenviar documentos supone un coste innecesario y resta agilidad a las operaciones.
Con la App de Firma electrónica de Odoo, puedes digitalizar completamente este proceso. Te permite enviar documentos para firmar, definir el orden de firma, autenticar a los firmantes y recoger las firmas con total validez legal. Todo ello desde un entorno 100 % digital, seguro y perfectamente integrado con el resto del sistema.
Características App Firma Odoo
Envío y firma de documentos PDF
La app permite subir cualquier documento en formato PDF (contratos, presupuestos, formularios, autorizaciones, etc.) para ser firmado digitalmente por uno o varios destinatarios. Desde la propia interfaz, el usuario puede seleccionar documentos ya almacenados en el sistema o cargar nuevos archivos desde el ordenador.
Firma secuencial o simultánea
Odoo permite establecer el flujo de firma que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa:
- Firma secuencial: los firmantes recibirán el documento en el orden definido. El segundo firmante no recibirá el documento hasta que el primero haya completado su parte. Esto es útil en procesos jerárquicos (ej. primero firma un comercial, luego su responsable).
- Firma simultánea: todos los firmantes reciben el documento al mismo tiempo, sin necesidad de esperar a los demás. Ideal para equipos horizontales o aprobaciones paralelas.
Campos personalizables
Una de las grandes ventajas de esta app es su editor visual de plantillas, que permite diseñar el documento antes de enviarlo para firmar. Gracias a una interfaz, se pueden añadir los siguientes tipos de campos directamente sobre el PDF:
- Firma: zona reservada para que el firmante firme digitalmente, ya sea dibujando con el dedo, escribiendo su nombre, o cargando una imagen de firma.
- Iniciales: campo para que el firmante inserte sus iniciales en páginas clave.
- Fecha: se inserta automáticamente la fecha de firma.
- Texto: para introducir datos adicionales como nombre, DNI, dirección, etc.
- Casillas de verificación: útiles para aceptar condiciones, políticas o cláusulas legales.
Registro completo de trazabilidad
Cada firma electrónica realizada a través de Odoo queda registrada en un informe de auditoría legalmente válido. Este registro incluye:
- Fecha y hora exacta de firma.
- Dirección IP del dispositivo desde el que se firmó.
- Ubicación geográfica aproximada si el firmante la autoriza.
- Tipo de dispositivo y navegador utilizado.
- Código de validación y huella digital criptográfica del documento firmado, que garantiza que no ha sido alterado.
Integraciones
Una de las grandes ventajas de la app de Firma electrónica de Odoo es su integración nativa con otros módulos del sistema, lo que permite automatizar procesos y mantener toda la trazabilidad sin salir del entorno ERP. Estas son algunas de las integraciones más destacadas:
Compra
la firma electrónica se puede aplicar en facturas, órdenes de compra, acuerdos de proveedor o cualquier otro documento clave.
Documentos
La integración con la app de Documentos permite solicitar la firma de cualquier archivo almacenado en el gestor documental.
Ventas
Desde el módulo de Ventas, puedes habilitar la opción “Firmar y pagar” en presupuestos y pedidos, agilizando el cierre del acuerdo y reduciendo los tiempos de respuesta.
Beneficios del módulo Firma Electrónica
- Ahorro de tiempo y costes: elimina la necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicamente.
- Flujo de trabajo más ágil y automatizado: el sistema permite configurar recordatorios automáticos, definir secuencias de firma y aprovechar plantillas reutilizables.
- Validez legal garantizada: las firmas electrónicas recogen información detallada como la IP, la fecha, la hora y el método de autenticación utilizado, cumpliendo con las normativas eIDAS (Unión Europea) y ESIGN (Estados Unidos).
- Mejora la experiencia del cliente y del equipo: firmar documentos es tan fácil como hacer clic en un enlace desde cualquier dispositivo.
- Trazabilidad y control total: cada firma queda registrada con su correspondiente informe de auditoría, lo que facilita el seguimiento, evita fraudes y mejora la transparencia en todas las áreas de la empresa.
La App de Firma electrónica de Odoo es una herramienta clave para aquellas empresas que quieren modernizar sus procesos, reducir tiempos de validación y garantizar el cumplimiento legal en la firma de documentos.
Si buscas una solución rápida, segura y profesional para gestionar la firma de documentos en tu empresa, el módulo de Firma electrónica de Odoo es la herramienta perfecta.
No dudes en descubrir todo lo que este módulo puede aportar a tu negocio. Si estás listo para digitalizar la forma en que firmas tus contratos, acuerdos o autorizaciones, contacta con nosotros y te ayudaremos a implementar esta potente solución dentro de tu entorno Odoo.
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